3 questions à …Céline Garcia, responsable du service facturier

Céline, tu es arrivée à EpaMarne en 1995, quelques mots sur ton parcours ?

De formation en comptabilité privée, j’ai intégré l’Agence Comptable de l’EpaMarne en 1995, lors de la mise en place d’un nouvel outil financier et comptable, le SIF. Il s’agissait, dans un premier temps, de remonter les données comptables dans ce nouveau système. Je me suis ensuite spécialisée sur la partie dépenses. Au fil des années, et surtout grâce à l’accompagnement et l’encadrement d’une véritable équipe, j’ai énormément appris sur l’organisation et surtout sur les attendus exigés par notre statut particulier d’établissement public. Les échanges nourris au sein de l’Agence comptable et les relations avec les services opérationnels ont été des atouts très précieux pour progresser et évoluer tout au long de ces 20 dernières années.

En mai 2016, à l’occasion d’une réorganisation interne et plus précisément avec la création d’un service facturier, j’ai été nommée par l’agent comptable, responsable du service facturier. Cette nomination nouvelle m’a positionnée sur un tout nouveau rôle, celui de middle-manager. Se créent alors, de nouvelles relations et réseaux auprès des autres managers, notamment lors des séminaires Codir-Middle, qui permettent de mieux communiquer et porter les informations auprès de toutes les équipes de l’EpaMarne.

Tu es donc aujourd’hui, responsable du service facturier. Peux-tu nous expliquer comment s’organise ton équipe et en quoi consiste ton rôle ?

Tout d’abord, il faut savoir que la mise en place du service facturier s’est faite dans le cadre d’une convention signée entre la direction générale (ordonnateur) et l’agent comptable. Petit rappel, l’ordonnateur est le donneur d’ordre (celui qui engage la dépense), l’agent comptable est celui qui contrôle et paye/ou encaisse au vu des éléments fournis. Sur le volet dépenses, l’organisation actuelle permet de traiter les factures et les éléments de l’ordonnateur en un seul et unique lieu où se fait l’enregistrement, la liquidation et la comptabilisation. Le paiement étant, lui ensuite, effectué par le service trésorerie.

L’équipe est actuellement constituée de 3 personnes en CDI et une personne en CDD. Leurs parcours personnels, leurs compétences et leurs connaissances sont utiles et complémentaires pour le bon fonctionnement du SFACT. Chaque collaborateur intervient sur un périmètre défini, ce qui permet un bon suivi et une meilleure connaissance des dossiers. Le collaborateur ordonnateur dispose ainsi d’un référent au sein du service facturier et sait à qui s’adresser. Le traitement est de fait plus fluide pour les deux parties.

Concernant mon rôle auprès de l’équipe comptable, je donne des petites formations et des informations au quotidien. Je réponds à leurs questions sur les affaires courantes ou sur les aspects règlementaires comptables, il arrive également que je réponde aux interrogations des collaborateurs côté ordonnateur. En qualité de responsable du service facturier, je supervise toutes les dépenses des deux établissements publics, EpaMarne et EpaFrance, en lien direct avec l’agent comptable.

Nous sommes en fin d’année, période de clôture des comptes, qu’est-ce que cela implique en termes d’organisation pour l’établissement public et pour le service facturier ?

Les dépenses de l’année sont à rattacher à l’exercice, et donc à l’année civile pour les deux établissements. Le délai de paiement des factures est actuellement à 60 jours. En toute fin d’année, ce délai se retrouve de fait raccourci puisque les factures entrantes devront être payées avant la fin d’exercice. Il va donc y avoir un afflux de pièces à traiter au service facturier. Les collaborateurs sont informés de la nécessité de transmettre rapidement leurs éléments de facturation afin de les intégrer correctement aux dépenses de l’année en cours et ainsi garantir la sincérité des comptes.

Il y a deux cas de figures : les factures pour lesquelles il y aura un « service fait » et qui permettra une mise en paiement (si toutes les pièces justificatives sont transmises) et les dépenses pour lesquelles il y a eu un « service fait » mais dont la facture n’arrivera pas avant la fin d’année, la charge sera alors bien rattachée à l’exercice lors du traitement comptable. C’est ce que l’on appelle « les charges à payer ».

La période de clôture des comptes est une période très intense pour le SFACT. En plus de la nécessaire sincérité des comptes, l’exercice est important dans le process d’élaboration du compte financier annuel de l’établissement par l’agent comptable.

En 3 mots, comment qualifierais-tu ton travail ?

Bien qu’étant côté agence comptable et non ordonnateur, j’ai envie de dire que je suis profondément « épamarnienne » par mon attachement au territoire, à l’établissement public et ses missions. Ensuite, me vient à l’esprit, le terme règlementaire, il peut paraître rigide mais je l’assume, cela fait partie de mon métier. Enfin, j’exprimerai un sentiment que je ressens dans mon travail, c’est la « bonne humeur ».